Vivemos uma correria intensa lutando contra prazos, metas, burocracia e resultados. Empresas têm cometido faltas graves no que tange o relacionamento com clientes atrasando entregas de produtos ou serviços. Internamente todos têm vontade de resolver, porém não conseguem porque o problema não é pontual e sim na empresa e no setor que atua.
Mas porque isso acontece?
Os motivos podem ser inúmeros, vamos entender o que acontece.
Gerenciamento do tempo
As empresas não gerenciam o tempo adequadamente, trabalham somente com prazos de vencimento, porém não tem conceitos enraizados na equipe em como gerenciar o tempo e uma vez que o tempo está definido, agora precisamos trabalhar com ferramentas que aperfeiçoem o nosso tempo, porque só uma agenda e o Excel não resolvem, recursos mais completos e simples podem integrar toda organização.
Gerenciar o tempo é conhecer os conceitos e o que ele pode fazer pelas pessoas e empresa, por exemplo: mais tempo com a família, maior pontualidade nas atividades dentre outros. O tempo é gerido com base em prioridades e estas norteiam o nosso trabalho. Essas prioridades podem ser dividas em:
- Importante;
- Urgente;
- Circunstancial (situações inesperadas).
Agora pare e pense em qual categoria você está?
Apagando incêndio o dia todo devido a circunstâncias que aparecem a toda hora, num regime de urgência e desespero total, ou na melhor das opções, desempenha atividades que geram valor? Após isso, procure por ferramentas que apoiam na gestão do tempo, que sejam fáceis de utilizar e mostrem claramente com estou consumindo meu tempo.
Gerenciamento da rotina
Empresa sem rotina significa que não tem uma sequência lógica para o desempenho das atividades, ou seja, cada momento uma tarefa é feita de uma forma, isso resulta em falta de padrão e conexão com os outros departamentos, trabalhamos demais e entregamos pouco. A falta de rotinas é causada pela falta de hábitos e comportamentos. Isso impacta na produção, vendas, financeiro e principalmente o cliente, porque este recebe na saída do produto ou serviço algo quadrado e não redondo.
Capacidade de Produção
Quem disse que a produtividade deva ser medida somente numa linha de produção? Nos escritórios e departamentos externos isso também deve ocorrer. Saber qual é nossa capacidade de produção, ou seja, o quanto podemos fazer é crítico porque podemos assumir compromissos com pessoas, clientes, executivos e fornecedores que não poderemos cumprir. A capacidade de produção é medida com base em alguns fatores:
- Quantidade de atividades;
- Tempo de atividades;
- Tempo disponível;
- Complexidade da atividade
A essência é saber quanto tempo tenho bruto – o tempo utilizado: saber calcular o tempo é fundamental para matar a baixa produtividade.
Mídias sociais e Internet
A comunicação veio para informar, atualizar, gerar negócios e distrair e neste ponto a coisa pega, porque muitos utilizam o smartphone e o computador para ver o Facebook e ficar navegando em alto mar na internet durante o dia do trabalho. Resumindo: algo que veio pra ser bom às empresas acaba sendo ruim porque toma em média de 10% a 20% do tempo das pessoas com atividades que não geram valor.
Falta de foco
A baixa produtividade vem porque falta foco, metas e planejamento. Trabalhamos o dia, semana e mês com uma ideia maior quanto aonde devo chegar, mas no dia a dia executamos atividades bem distantes da meta maior.
A falta de foco é uma visão distorcida entre aquilo que eu faço e aquilo que deveria fazer. Sem foco corremos todo o trajeto, mas levamos muito mais tempo porque falta eficácia, qualquer coisa tira a gente do foco, não sabemos dizer não e assumimos compromissos que não tem alinhamento com o resultado esperado da empresa.
Processos não implantados
Processos representam os métodos e expectativas da Diretoria sobre como a empresa deve operar, ou seja, todo o custo operacional e variável passa por ai. Processos estão nas atividades desempenhadas no dia a dia e se esta atividade não é representada por um processo claro, nós perdemos tempo porque faço o que tem de ser feito, mas a saída do meu processo, ou seja, o fim da atividade gera gargalo ou retrabalho no próximo setor.
Empresas valorizam ilhas de trabalho, ou seja, departamentos, sendo que para o cliente importa o produto final, então um processo vai além de quatro paredes, estende-se por toda a empresa e durante o desempenho do processo atividades que agregam valor a cada etapa são agregadas para gerar valor ao cliente final.
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