Por que as pessoas não têm tempo?
Durante esses anos trabalhando como Consultora Empresarial, a grande reclamação que ouvimos desde o nível operacional até grandes Diretores e Presidentes, é a mesma: Eu não tenho tempo! Mas o que percebemos na verdade não é a falta de tempo, e sim o não saber se organizar de forma a se tornar mais produtivo e criar o seu próprio tempo.
Pensando nisso escrevi esse artigo reunindo algumas das melhores técnicas e metodologias de produtividade: Antes de mais nada é preciso se preparar para ser produtivo, e vale lembrar do ditado: “corpo são, mente sã”.
Fortalecer o corpo físico, cuidar da saúde, ter uma alimentação leve e saudável, praticar atividades físicas são itens básicos que te ajudam a ter mais disposição e espantar a preguiça. Pode parecer clichê, mas é o primeiro passo para a produtividade. Em seguida é preciso fortalecer a mente e as emoções.
Mude os seus hábitos antigos e os seus novos hábitos mudarão você. Definir objetivos e prioridades, saber dizer não e delegar tarefas e criar estratégias inteligentes irão evitar a dispersão e fazer com que você entre no que chamamos de “estado de fluxo” FLOW: que é quando você está tão plenamente envolvido em uma tarefa que nada ao redor interfere no seu desempenho, é quando você controla a ansiedade e entra num estado de concentração total.
E por fim pensar em ferramentas que auxiliem na produtividade. Lembrando que de nada vale ter as melhores ferramentas se você não está preparado para utilizá-las, as ferramentas não te farão produtivo e se forem mal utilizadas podem até diminuir ainda mais o seu “pouco tempo”.
Mas se você já está preparado pense em backup de dados automáticos, sincronização de agendas, notificações e lembretes inteligentes, filtros de e-mails eficientes, entre outros. Agora que já entendemos como devemos nos preparar para sermos mais produtivos, quero apresentar alguns passos simples e técnicas para ajudarem nessa caminhada.
O norte-americano David Allen, criou o GTD (Getting Things Done), uma metodologia de produtividade muito simples que ensina como fazer mais com menos esforço. O GTD se baseia em cinco passos para fazer as coisas acontecerem:
1. Capturar – Tirar da cabeça todas as ideias e lembranças de coisas a fazer e passar para algum lugar mais confiável, como uma agenda, que pode ser física ou eletrônica, a depender do seu perfil.
2. Esclarecer – Tempo do dia em que você se dedica com foco e atenção para analisar cada uma das coisas que capturou. Veremos um fluxograma que guia todo esse processo.
3. Organizar –É apenas um dos passos do GTD. É importante ter suas listas organizadas para que possa acessá-las na hora certa e no lugar certo.
4. Refletir – Este é o momento do planejamento quando definimos prioridades. Trata-se de uma revisão que fazemos de todo o nosso sistema para não perder nada de vista.
5. Engajar – É executar com significado. Saber que você está fazendo, naquele momento, a coisa mais importante que deveria estar fazendo – em vez de estar preocupado ou distraído com outro assunto. É a tranquilidade de saber que o que você não está fazendo está sob controle, porque você definiu prioridades.
Figura 1 – Imagem: Call Daniel O fluxo mostra o que fazer quando você vai processar (esclarecer) uma informação capturada e onde deve organizá-la. Se você está trabalhando e se lembra de algo que você precisa fazer, não precisa parar o seu trabalho, basta anotar aquela informação e continuar concentrado (passo 1: capturar).
Mais tarde você lidará com ela (passo 2: esclarecer), mas agora não pode ser interrompido. Ao processar aquela informação, você irá inserí-la em uma lista de coisas a fazer (passo 3: organizar). Uma vez por semana, vai revisar todas as suas listas para definir o que deve priorizar na semana seguinte (passo 4: refletir).
A ideia é que, no dia a dia, você não precise pensar (nem perder tempo) com esse planejamento. Você já terá refletido sobre suas prioridades. No dia a dia, basta fazer (passo 5: engajar).
Você deve aprender a trabalhar respondendo a seguinte pergunta: DEMANDA ALGUMA AÇÃO? Se NÃO demanda nenhuma ação, você tem 3 opções:
a) Deletar ou jogar fora – o que é inútil.
b) Incubar – Você pode não precisar dessa informação agora, mas ela pode ser útil mais tarde. Ela então vai como lembrete na sua agenda.
c) Referência – Arquivo por ordem alfabética, de informações que acredita precisar consultar algum dia. Documentos, certidões, garantias, entre outros.
Se SIM, demanda alguma ação, você tem 4 opções:
a) Dá para fazer em menos de 2 minutos? – Faça na hora.
b) Sou a melhor pessoa para fazer isso? – Se não, delegue com qualidade. Mantenha um registro do que foi delegado para poder cobrar depois.
c) Adie – Se demora mais de 2 minutos mas você precisa fazer o quanto antes, adie para a lista de próximas ações. Se tiver data, insira na sua agenda. Se não insira em sua lista de próximas ações.
d) Demanda mais de um passo para ser concluído? – Se o que você precisa fazer tem duas ou mais etapas, para o GTD isso é um projeto. A ideia é que você se prepare aos poucos, implemente uma coisa de cada vez e quando se sentir maduro nesse estágio, avance para o próximo, até que tudo aconteça de forma automática.
O importante é estar tranquilo e confiante que dessa forma está tudo sob controle, nada foi e nem será esquecido. Dessa forma você estará sem preocupações para se dedicar ao trabalho que precisa ser executado.
Lembrando que um ambiente de trabalho organizado contribui para que as técnicas acima funcionem. Procure manter sua mesa de trabalho organizada de forma simples e racional, sugiro definir uma caixa de entrada para o que precisa ser processado, reservar um espaço suficiente para que você se movimente e tenha liberdade na execução das atividades, e um local para a caixa de saída, as suas entregas.
Além disso, um ambiente de rede com documentos e arquivos eletrônicos organizados também de forma lógica facilita a procura de dados economizando tempo e aumentando a sua produtividade. Caso queira saber um pouco mais sobre produtividade ou precise de ajuda no gerenciamento e organização do tempo, entre em contato com nossa equipe que teremos o imenso prazer em ajudá-lo.
