A modelagem de processos é fundamental para uma gestão eficaz. Com ela, é possível definir e acompanhar com precisão todas as ações executadas. No entanto, alguns erros são muito comuns na hora de fazer o BPM.
A verdade é que esse processo deve ser acompanhado constantemente, como se fosse uma tarefa recorrente, que não termina. Um dos primeiros erros é acreditar no contrário. De qualquer forma, nosso objetivo com este artigo é orientar você para que você não cometa erros simples que podem afetar radicalmente sua modelagem de processos. Confira!
→ O que é Modelagem de Processos e como Fazer?
Índice
Antes de tudo, entenda melhor no que consiste BPM…
A modelagem de processos BPM (Business Process Modeling) pode ser aplicada a todo e qualquer processo. Independentemente do tamanho ou nicho da empresa. É uma prática que também oferece uma visão ampla e clara da organização como um todo.
Tudo começa com um planejamento de projeto. Nele, serão definidos métodos, notações e ferramentas utilizadas no BPM.
Depois, inicia-se a modelagem com o detalhamento de processos, do começo ao fim. Usando gráficos, diagramas, fluxogramas e imagens que facilitem a condensação das informações do seu mapeamento empresarial de forma clara e coerente. Em seguida,
com a visão ampla da organização proporcionada pelo mapeamento, é hora de definir a modelagem em 3 etapas:
-Diagrama
-Mapa
-Modelo
Você pode conferir um artigo completo somente sobre como fazer a modelagem de processos clicando no link abaixo:
→ Modelagem: Por onde começar a modelagem dos processos na minha empresa?
5 Erros para não cometer na Modelagem de Processos:
Agora que você já está mais familiarizado(a) com o BPM, confira a nossa lista com 5 erros básicos que você pode evitar. Basta fazer a leitura e enriquecer seus conhecimentos! Olha só:
#1 Planejamento incompleto
Como você notou no tópico anterior, tudo parte do planejamento de projeto. Nesse momento, são definidos métodos, objetivos, notações e ferramentas que serão utilizadas.
Se esses itens não forem minuciosamente estudados no planejamento, você corre o risco de perder tempo, dinheiro e energias (suas e das equipes). Além disso, o planejamento incompleto ou incoerente pode tirar o foco principal com tentativas que não são relevantes para o projeto de modelagem de processos.
DICA: A principal notação utilizada no mercado é a BPMN, Business Process Management Notation. Você pode utilizar softwares como Bizagi, Aris e Modeler para criar fluxogramas.
#2 Não comunicar os times com clareza
É natural que a modelagem de processos envolva diversas etapas. E que cada uma dessas etapas envolva todos os colaboradores de cada setor. A colaboração completa dos seus funcionários em função dessas etapas é crucial para o seu BPM.
Isso garante que o ciclo do BPM ocorra com êxito. E, para que seja possível, você simplesmente não pode deixar de comunicar com a máxima clareza todos os times da empresa.
Pode ser interessante reunir os gestores e os times e fazer uma orientação clara e precisa do que será feito e por qual razão. Bem como de que forma cada um pode colaborar nesse momento.
Gestão de Projetos: Saiba como aumentar a taxa de sucesso.
#3 Definir metas “impossíveis”
Um outro erro muito comum é deixar de ter os pés no chão e definir metas que são impossíveis de alcançar, seja por falta de tempo ou recursos. É claro que um mindset de sucesso não deve considerar que não se pode alcançar algo desejado.
No entanto, é preciso ser realista para não definir metas além do alcance possível no tempo desejado. É o correto a se fazer em nome da motivação e dos resultados.
Definir metas muito distantes é atrasar todo o processo de desenvolvimento de mindset de sucesso.
#4 Segmentar a estratégia por setor
Considerando que os processos se integram para que a empresa funcione como um todo, faz mais sentido não segmentar a estratégia em cada setor da organização.
Com a contribuição colaborativa de todos os times em função de resultados para o todo (a visão ampla de que falamos antes), a modelagem será mais rápida, mais assertiva e ajudará também na qualificação da comunicação entre setores.
→ O que é Análise de Processos e Como fazer?
#5 Não contar com ajuda externa
Você deve saber que a modelagem de processos não é simples e que suas etapas podem ser desafiadoras. Especialmente nas empresas familiares ou nas muito grandes.
Por isso, um erro simples a se evitar é: não contar com ajuda externa. Para que não surjam obstáculos, retrabalhos, custo e tempo gasto em vão e conflitos internos, invista em consultorias especializadas para tornar a modelagem de processos uma condução orientada à resultados!
Opte por escolher uma empresa de confiança, capaz de oferecer à empresa todo o suporte necessário para que a modelagem de processos seja bem sucedida, assim como os resultados da organização.
Caso você deseje, pode falar agora gratuitamente com um de nossos consultores:
