Uma atividade, numa empresa, é executada por várias pessoas e departamentos. Sua extensão depende da operação, por exemplo, a atividade de um pedido de venda contempla as áreas de vendas, produção, crédito, transporte interno e externo. A pergunta é: Quem é dono da atividade e/ou processos empresariais?
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Vamos do princípio… O que exatamente são processos empresariais?
Processos empresariais são atividades que têm uma entrada. Ou seja, recebem informação de alguém, seja através de um e-mail, de uma ligação, de uma ordem de serviço, de um formulário entre outros. São inúmeras as entradas, identificá-las é crítico para o processo “começar redondo”, pois sem essa identificação, todo o restante se perde.
Nesse ponto, é fundamental checar o que se recebe, de quem, quando etc. e se tais requisitos não estiverem conforme o esperado, deve-se devolver para quem enviou. Identificar o dono nem sempre é tarefa fácil porque temos várias áreas envolvidas.
Como começar corretamente um processo?
Começando corretamente um processo, podemos dar início à próxima etapa que é a atividade principal, onde tudo acontece dentro de um padrão esperado. Saber quem é o dono neste momento é imprescindível, porque várias pessoas executam a operação ao mesmo tempo e uma tarefa mal descrita terá impacto negativo. Gerando produtos devolvidos, retrabalhos, atrasos na produção, dificuldade para rastreabilidade de quem fez o que, eemora na resolução de problemas entre outros. Recomendamos ser o mais lógico e racional nesta etapa.
O final dos processos empresariais é a saída. Da mesma forma que a entrada, precisa ficar claro para quem enviamos a informação, quando e como. O fim de um processo é à entrada de outro, por essa razão a saída deve ser analisada conforme as recomendações da entrada.
Uma empresa opera através de vários macros processos, que são, basicamente, uma cadeia de processos de uma área departamental, no caso selecionado para esse artigo, o departamento de vendas.
Um pedido de venda é executado por várias áreas que realizam as atividades através de macro processos. Esta é a cadeia de processos de um setor, por exemplo, o macroprocessada área de vendas é dividido nos seguintes processos:
- Planejamento de marketing;
- Planejamento de vendas;
- Venda;
- Pós-venda.
Somente nas vendas teremos quatro processos que tem um fim de gerar receita através dos pedidos de venda. Voltando a pergunta desse artigo: Como garantir que os processos empresariais de pedido de venda sejam realizados em conformidade com a especificação do cliente e prazo de entrega se o mesmo passa por toda a empresa?
Até onde vai a responsabilidade dá área de vendas?
Este processo de venda envolve todo o macro processos de produção, os de marketing, os financeiros e os de distribuição, além de todos os processos da venda. Deixar claro quem são os proprietários de cada processo garante coesão e excelência na gestão e para fazer isso, na prática, é preciso mapear cada atividade e definir muito bem os limites de cada processo e macro processo.
Primeiramente a empresa precisa compreender quais são seus processos e sua cadeia de operações. Após isso, precisa mapear cada um, detalhando as operações definindo responsabilidades, prazo, autoridade, a sequência lógica do pedido de venda, desde o número deste, a ordem de produção que é gerada e a nota fiscal eletrônica que vai ao cliente.
Fazendo isso e integrando tudo, eliminamos erros, conseguimos gerir o pedido, rastreá-lo e atender com efetividade nossos clientes.
Concluindo, mapeando a área de vendas, iremos agregar valor para o cliente interno e externo, aumentar a receita e diminuir o custo operacional. Para que uma operação seja efetiva é importante que após o mapeamento, os donos do processo executem a operação conforme definido, processos empresariais mudam e a atualização é constante.
Nota-se que são poucos os que abraçam a causa de manter um processo dentro do padrão, por isso o dono do processo é quem faz realmente acontecer e agrega valor para a organização.
Maicon Putti – Professor e Consultor da Ideia Consultoria
CRA/PR 19270
