Usar um gerenciador de tarefas é uma excelente forma de garantir o controle de suas atividades. Do gerenciamento de licitações, processo da empresa, workflow ou produtividade de funcionário, a ferramenta oferece vários benefícios.
Em suma, ela é uma forma de mensurar o tempo utilizado para uma atividade, além de auxiliar na comunicação de toda a equipe.
Mas quais são as funções do gerenciador de tarefas? E quais motivos fazem dele uma boa ferramenta? Continue a leitura e saiba mais!
Índice
Gerenciador de tarefas: o que é?
Antes de mais nada, vamos entender o que é um gerenciador de tarefas? Em resumo, essa é uma ferramenta utilizada para utilizar nas atividades estratégicas de uma empresa.
Por meio dela, é possível estabelecer prioridades, além de auxiliar na otimização de relações profissionais entre as equipes e seus membros.
Na prática, é uma forma de trazer eficiência na produtividade, além de colaborar no controle de prazos, sem perdas na qualidade.
Quais as funções do gerenciador de tarefas?
Mas quais são as funções que um gerenciador de tarefas garante para o dia a dia de uma empresa? De que forma a ferramenta ajuda em atividades de rotina? Veja mais dos recursos do gerenciador a seguir!
Dados para melhorar a gestão
Uma das principais funções do gerenciamento de tarefas é a oferta de dados para melhoria na gestão de atividades.
Além disso, por meio da ferramenta, é mais fácil e prática acompanhar as tarefas das equipes. Horas trabalhadas, entregas, atividades e clientes atendidos. Tudo isso é oferecido por meio de um gerenciador de tarefas.
Organização das atividades
Aliás, é também com o gerenciador que as equipes conseguem organizar melhor as atividades a serem realizadas.
Assim, essa organização pode auxiliar na priorização e acompanhamento de atividades, além do status de realização de cada uma delas.
Planejar projetos e ações
Além da organização de atividades, o gerenciador de tarefas permite o planejamento de projetos e ações.
Assim, uma equipe consegue dividir o projeto em atividades menores, otimizando a sua produção. Na prática, é uma das melhores formas de criar um caminho eficiente para conclusão das atividades.
Avisos de atrasos
Nem sempre os prazos serão cumpridos, seja por imprevistos ou priorização de atividades. E por meio do gerenciador de tarefas as equipes podem ser notificadas de atrasos.
Dessa maneira, é possível alertar os times sobre as datas de vencimento de cada atividade. Gestores, por exemplo, conseguem ter um controle maior de entregas
Automação de workflow
Juntas, todas essas funções também auxiliam na automação de workflow dos projetos e atividades dos times.
O gerenciador de tarefas, em suma, permite que os negócios criem e automatizem o fluxo das atividades. Com isso, é possível manter um controle de forma mais simplificada.
Monitorar a produtividade
Por fim, mas não menos importante, o gerenciador de tarefas ainda garante um monitoramento de produtividade dos times.
A partir dele, gestores conseguem monitorar o desempenho das equipes, buscando as melhores formas de trazer eficiência no que cada funcionário desempenha.
Gerenciador de tarefas: 7 motivos para começar a usar
Agora que você já sabe o que é e quais as funções do gerenciador de tarefas, podemos dizer as vantagens que ele traz para quem usa. Confira a seguir 7 razões para começar a usar a ferramenta no dia a dia da sua empresa.
Controlar e gestão do tempo
Em primeiro lugar, um dos principais motivos para utilizar o gerenciador de tarefas, seja qual for o contexto da empresa, é o controle e gestão de tempo.
Todas as funcionalidades disponíveis auxiliam a manter as equipes focadas nas atividades principais, além de otimizar a realização de tarefas.
Controle do tempo dedicado pelos colaboradores em cada tarefa também faz do gerenciador uma ferramenta indispensável.
Organização das atividades
Mais uma das vantagens do gerenciador de tarefas para times e empresas é a possibilidade de organizar e direcionar a responsabilidade sobre atividades.
Em pequenas, médias e grandes empresas, as demandas podem se acumular, afetando a fluidez do trabalho caso não sejam bem organizadas.
Dessa maneira, por meio do gerenciamento das atividades, esse acúmulo é controlado com mais facilidade.
Automações na gestão de tarefas
Aliás, essa organização também pode ser feita automaticamente junto a uma ferramenta de gerenciamento.
A automação na gestão garante, além da desejada fluidez, mais agilidade para lidar com os processos e ações necessárias para alcançar as metas da empresa.
Dados e análises da gestão de tarefas
Para todo e qualquer gestor, é fundamental que dados e análises sejam feitas com frequência. Através das ferramentas de gestão de tarefas, é possível obter dados que facilitem uma rotina de análise.
Diversos sistemas já trazem dados mensurados por meio do tempo em cada atividade, de forma totalmente organizada. Além disso, esses dados podem ser processados e analisados por meio da própria ferramenta.
Para quem atua na gerência, essas informações podem ser usadas para embasar a tomada de decisões, além de orientar colaboradores.
Ter reuniões mais produtivas
Outra grande vantagem que um gerenciador de tarefas pode trazer é a possibilidade de organizar reuniões de forma otimizada e com mais eficiência.
De modo geral, com a devida orientação e gestão, as reuniões podem se concentrar em prioridades e atividades mais relevantes.
Comunicação unificada
Além das reuniões, o gerenciador também auxilia na unificação da comunicação entre os times. Por meio da própria ferramenta, colaboradores e gestores podem se comunicar, sem falhas ou desvios de finalidade.
Para realização de projetos e ações, essa comunicação é essencial. Assim, é possível reduzir a quantidade de e-mail e mensagens trocadas, focando no que é importante.
Monitorar a gestão de tarefas
Por fim, mais um grande benefício das ferramentas de gestão de tarefas é o monitoramento de tudo que está sendo feito.
Uma visão geral dos projetos possibilita a priorização de ações, além de traçar melhores estratégias para finalização.
Além disso, o gestor pode também identificar gargalos no fluxo de trabalho e propor melhorias que auxiliem nas entregas.
Conclusão
Deu para notar o quão importante é ter um gerenciador de tarefas, não é mesmo? Agora, o próximo passo é buscar a melhor opção entre as muitas existentes e agregar mais valor aos projetos e entregas da sua equipe e empresa.
