A redução de custos nas empresas é um fator que deveria ter muito mais importância do que realmente tem. São notáveis as dificuldades financeiras enfrentadas pelos gestores no Brasil.
Com os impostos mais altos do mundo para microempresas, gerenciar as finanças da empresa pode ser mais difícil do que parece. Não é à toa que de cada 10 empresas brasileiras, 6 fecham antes dos 5 anos. (Esse dado é de uma pesquisa feita pelo SEBRAE).
Se você também enfrenta problemas com o fluxo de caixa, redução dos custos operacionais e a falta de capital de giro: não se cobre tanto, a culpa não é sua. Você não tem culpa de trabalhar em um país que não valoriza o mercado e o seu trabalho.
Suponho que você possa estar perdendo seu sono pensando em como sair da situação em que você está.
- Sem controles que deem segurança sobre as informações,
- Pouco planejamento para muita execução ineficaz,
- Problemas com capital de giro e liquidez.
Enfim, uma série de problemas que eu mesmo já tive que encarar de frente…
E se você acredita que já não tem mais volta, ou que já está totalmente “quebrado”, saiba que não é bem assim. Existem saídas para a sua situação, e você precisa conhecê-las, antes que seja tarde demais. Por isso, te convido a continuar essa leitura com muita atenção. Vamos lá?
Índice
Os graves problemas de custo altíssimos da Centrallimp e como isso impactava radicalmente nos resultados da empresa:
Você com certeza já voltou seus esforços para medidas que pudessem reduzir os custos operacionais da empresa, certo?
E eu sei exatamente como você se sente: frustrado e intrigado, tentando entender o que pode ser corrigido na sua estratégia para que ela dê certo.
Bom, considerando que a estratégia de redução de custos eficaz desencadeia uma série de outros resultados muito importantes, tenha em mente que corrigir sua estratégia é realmente fundamental.
Por isso, vamos analisar alguns possíveis erros que você pode estar cometendo na estratégia e como corrigi-los.
Vamos ilustrar esse contexto usando um case muito bem sucedido da Centrallimp, uma empresa que sofria com os seguintes problemas:
- Operações não definidas em padrão ou sistema claro, os funcionários trabalhavam “de cabeça”
- Dificuldade em dimensionar e analisar produtividade e uso de recursos
- O trabalho das operações não era medido ou verificado
- Sem controles para entrada e saída de material para o contrato
- Sem perfil e descrição de cargos definidos
- Sem planejamento de execução, gerando muitos atrasos
- Sem setor de compras
- Problemas de comunicação (o que está no contrato/o que precisa ser feito)
- CRM utilizado somente no financeiro
- Sem banco de dados para clientes
- Gestora do operacional sobrecarregada
- Sem CRM, informações se perdem em emails e planilhas
Percebe como a Centrallimp tinha problemas bastante assustadores que iam muito além do setor financeiro?!
Assim como tantos outros profissionais, a gestora operacional estava totalmente sobrecarregada em função de todos os outros defeitos de processo e financeiro.
Os 3 maiores erros da empresa (que você pode estar cometendo sem nem se dar conta):
#1 Operações: ausência de controles eficazes
As operações não eram definidas, metrificadas e nem analisadas. Dessa forma, não havia controle de entradas e saídas de material, bem como não havia planejamento.
O que aumentava os custos operacionais radicalmente, além de causar transtornos de atrasos e trabalhos inadequados. Fator que desqualifica o trabalho de qualquer empresa para os clientes.
#2 Planejamento: sem definição de tarefas ou planejamentos de execução
Considerando que não havia uma definição clara para os controles internos, certamente isso se deu pela falta de planejamento.
A falta de planejamento também é um fator que influencia no aumento dos custos, porque as tarefas além de não serem metrificadas, também não são definidas com clareza.
O que acarreta em falhas de entrega, atrasos, mais tempo gasto para fazer uma operação, problemas graves de comunicação etc.
#3 Ausência de CRM e o aproveitamento ruim do CRM para financeiro
Por fim, a ausência de um CRM para o controle de tudo isso, bem como para criar um banco de dados dos clientes, agravava a situação.
Da mesma forma que, por outro lado, a Centrallimp utilizava um sistema de CRM para o financeiro, isso não surtia efeito algum nos resultados, por não ser utilizado da melhor forma.
A solução
Depois de reconhecer, ainda a tempo, que seria completamente imprescindível tomar uma medida para solucionar essas falhas, a equipe da Centrallimp conheceu uma solução que pareceu interessante e acabou trazendo resultados ainda mais surpreendentes do que os esperados.
Com o objetivo de redesenhar e gerenciar os processos de ponta a ponta, com foco na padronização de operações, aumento da produtividade e na redução de custos e perdas, a consultoria foi o investimento da Centrallimp.
Quadro gráfico da evolução do faturamento.
O foco é gerar resultados com excelência, e para esse case, as medidas tomadas foram as seguintes:
- Diagnóstico estratégico
- Estudo da cadeia de valor
- Mapeamento do As Is (“Como Está”)
- Análise do processo
- Mapeamento do To Be (“Como deve estar”)
- Transformação do processo
- Monitoramento dos resultados
Com a implementação dessas medidas, feitas por profissionais especializados, os ganhos quantitativos foram os seguintes:
- Implementação de fluxos de trabalho comerciais
- Fortalecimento da equipe Comercial
- Implementação do setor de Marketing (não havia)
- Planos de meta para o ano
- Rotina de monitoramento de resultados e comunicação
- Implementação de fluxos de trabalho operacionais
- Rotinas, checklists e supervisão eficaz das operações
- Implementação de pesquisa de satisfação dos clientes
- Implementações no setor de RH
- Implementação do setor de Compras (não havia)
- Implementação do CRM Pipedrive
Para qualificar os processos de vendas, com a consultoria foram produzidas:
- Apostilas de Vendas
- Script da venda
- Descrições de cargos Operacionais
- Cronogramas, escalas, registros e relatórios operacionais
- Formulários para controle de compras, folha de pagamento e prestação de contas
Resultados: a redução radical de custos e o aumento do faturamento
Quadro de relação de ganhos da evolução do faturamento.
Agora que você conheceu as medidas de investimento feitas pela Centrallimp, confira os surpreendentes resultados obtidos pela empresa:
- O consumo de materiais estava 31% acima da previsão, depois da consultoria foi reduzido para 7% abaixo da previsão. Resultado: ganho anual de R$230.000,00 com uma simples redução de custos por meio de controles de saída e entrada.
- Custo de produto por colaborador foi reduzido de R$259,00 para R$ 180,00. Resultado: ganho anual médio de R$284.000,00, em função do planejamento operacional e qualificação da gestão de pessoas.
- Aumento da capacidade produtiva de 219 horas para 221 horas. Resultado: ganho médio de R$257.000,00.
Ganho total estimado com o projeto de consultoria: R$ 1.275.688,00
Conclusão…
Podemos concluir, então, que os 3 maiores problemas da Centrallimp (que podem ser os seus também) consistiam na:
- Ausência de controles operacionais e financeiros
- Ausência de sistema CRM
- Ausência de planejamento a curto, médio e longo prazo
Além de diversos outros fatores que evidenciamos neste texto. A opção de destacar esses três itens foi escolhida em função das consequências que elas podem trazer.
Por isso, alerto você: evite o maior arrependimento da sua vida. Evite que erros simples e básicos como esses comprometam o sucesso da sua empresa e de todos que trabalham nela.
Se você realmente quer evitar esse arrependimento enorme, e precisa com urgência aumentar seus lucros e vendas, te convido a conhecer mais sobre estratégias financeiras de resultado real, baixando gratuitamente o Ebook com 24 estratégias baseadas no método usado com a Centrallimp:
