Como identificar processos que podem ser automatizados?

Durante um projeto de BPM são investidas muitas horas em mapeamento, análise e redesenho em busca de um processo ideal que traga melhores resultados para a empresa. A cereja do bolo muitas vezes acaba sendo a automação digital.

Gestores e executivos se mostram ansiosos pelo momento em que os processos serão automatizados e todos os problemas serão resolvidos. Mas será que qualquer processo pode ser automatizado utilizando o BPMS (Business Process Management Suite)? A chave do sucesso realmente está na automação do processo?

A automação dos processos utiliza de tecnologia específica e integração de dados e sistemas para executar os processos da forma como foram modelados, além de reduzir os riscos de erros, agilizar a execução do processo, permite o monitoramento de desempenho em tempo real para a tomada de decisões mais efetivas, garante a execução de regras e o cumprimento de prazos, entre outros benefícios diversos.

Vai além do mundo virtual e permite a integração de diversos participantes, como colaboradores, clientes e parceiros de negócio, que podem interagir via Internet ou Extranet através de e-mails, sistemas ou portais utilizando-se de diversos tipos de ferramentas como os computadores convencionais e até mesmo smartphones e tablets, que permitam a interação remota e a distância.

Não há o que se discutir quanto aos benefícios proporcionados pela automação de processos. Porém é preciso identificar quais se encaixam na aplicação do BPMS e o primeiro item a ser observado é a natureza da automação necessária para atender as necessidades do processo em questão, que pode ser de 4 formas diferentes:

Aplicação tecnológica: Utilizada para processos de muita interação humana, com a maioria das atividades manuais, em que o ganho se dará na implantação de ferramentas informatizadas. Como exemplo o processo de atendimento ao cliente em restaurante, em que não é possível automatizar o relacionamento do garçom com o cliente, o que se pode fazer é adotar o lançamento de pedido via tablet para agilizar o processo.
Interação entre sistemas: Nesse caso todo o processo será automático via sistema, sem qualquer interação humana, como exemplo uma compra via internet. A melhor alternativa nesses casos seria uma solução SOA (Service Oriented Architecture), que permite a integração automática entre sistemas diversos.
Desenvolvimento: Aplicável quando há um conjunto de atividades em que apenas um ator realiza a interação humana em etapas que o sistema não consiga fazer sozinho. Como exemplo um processo de contas a pagar em que são necessários lançamentos e conferências, o que se pode oferecer nesse caso seria um suporte melhor, através de melhorias no sistema, nas telas e nas conexões do processo.
BPMS: Finalmente, pode ser aplicável em processos onde há a interação humana de diversos atores diferentes com uma abrangência organizacional, ou seja, um processo ponta a ponta que transite por diversos setores, assim como um processo de venda de produtos, que envolve compras, produção, qualidade e logística, por exemplo.

Após identificar a natureza da automação que poderá ser aplicada no processo e selecionar aquele em que cabe uma automação BPMS, é necessário verificar se o processo possui certas demandas de negócio que poderão ser atendidas com essa automação:

Aprovações e alçadas: O processo demanda tomadas de decisão que devem ser realizadas pelas pessoas certas, obedecendo as alçadas determinadas, no momento certo com o objetivo de eliminar fraudes e garantir a correta execução do processo.
Rastreabilidade e auditoria: É necessário que a execução seja fiel ao modelo determinado garantindo todos os registros necessários, com o objetivo de atender normas e regulamentações.
Implantar as melhores práticas: Ocorrem em empresas com várias unidades, franquias, filiais onde é necessário garantir o controle e a execução padronizada.

Comunicação e colaboração: Processos em que a informação se perde na troca de e-mails, e há a necessidade de controlar a distribuição da informação correta para os usuários corretos.
Atendimento a prazos: Processos em que prazos precisam ser atendidos e ações podem ser iniciadas com o não cumprimento destes prazos, garantindo o acompanhamento de forma proativa e transparente, além da identificação dos gargalos do processo.
Automação de atividades humanas: Processos em que há muita interação humana e de baixo valor agregado. O objetivo é além de unir todos os ganhos citados anteriormente, melhorar o desempenho e reduzir o tempo de execução.

Qualquer processo que apresente uma dessas características está pré-determinado a ter ganhos extraordinários com a automação BPMS. Digo pré-determinado porque o processo pode atender a natureza da automação e necessitar de uma ou mais demandas de negócios, mas o sucesso da automação está ligado a algumas características desse processo na organização. São elas:

Apoio da liderança executiva;
Apoio das áreas envolvidas ou ao menos de seus gestores;
Ser um processo importante para o negócio, em que a melhoria seja fundamental;
Apresentar retorno dos investimentos realizados;
Insatisfação da equipe envolvida com o processo atual.

Atendendo esses 5 pontos você tem na mão um processo que necessita da automação, que trará ganhos quantitativos e qualitativos significantes para a organização e que agora sim, está determinado a ser um sucesso, basta apenas iniciar a automação e colher os frutos do seu projeto. Se você tem uma pequena ou média empresa ou indústria e acredita que BPMS pode melhorar seus resultados, entre em contato com a equipe da Ideia que teremos imenso prazer em ajudá-lo. Gostou deste conteúdo? Leia também:

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