Aumentar a produtividade em função do crescimento dos resultados é um objetivo comum aos empresários, seja no contexto macro ou micro. E existem diversos caminhos para isso, dependendo de cada nicho. No entanto, o controle de tarefas garante a otimização dos seus processos de forma ágil.
Tendo como grande resultado o aumento da produtividade das equipes, que trabalharão de forma mais sistematizada, com processos bem definidos para orientá-los e também com indicadores de desempenho.
Dessa forma, preparamos este material específico para que você entenda de que forma o controle de tarefas qualificado pode aumentar a produtividade de qualquer equipe.
Índice
Antes de tudo, qual o impacto da produtividade na gestão empresarial como um todo?
É comum vermos empresas que sofrem com problemas do tipo: atrasos em entrega, baixa qualidade do produto/serviço prestado (e baixa satisfação dos clientes), dificuldade no alcance de metas, e outros relacionados.
Isso acontece por uma série de fatores “deficientes” no controle de tarefas e na gestão de processos como um todo. Entenda melhor o que afeta a produtividade e a performance:
Gestão do tempo de produção
A má gestão do tempo só considera prazos de vencimento. A ideia é trabalhar com ferramentas que aperfeiçoem o controle de tempo, garantindo maior controle para todas as etapas de produção envolvidas nos processos.
Essa é uma estratégia que garante não apenas mais produtividade, mas também maior integração entre todos os setores da organização.
Definir e distinguir prioridades, determinar etapas de produção e garantir o controle e acompanhamento de cada uma delas é fundamental.
Gestão da rotina
Sem rotina, não há sequência lógica para o trabalho. E esse é um dos fatores agravantes para os atrasos. Além de influenciar no desempenho, visto que uma mesma tarefa pode ser feita de formas diferentes nesse caso.
Por isso, a gestão da rotina é fundamental, mais uma vez, integrando a realização das operações de forma integrada.
Gerenciar a rotina é padronizar operações, criar hábitos de trabalho e workflow adequados.
Capacidade de produção
Saber o quanto é possível produzir com o número de recursos e colaboradores que se tem é fundamental. Só assim se pode assumir compromissos com relação a prazos, quantidade e qualidade de entrega. Além disso, para ter controle de tarefas, é preciso conhecer a capacidade de produção.
A capacidade pode ser medida com base em algumas métricas como:
- Quantidade de atividades
- Tempo de realização das atividades
- Tempo disponível
- Complexidade da atividade
Processos mal definidos
Todos os custos operacionais e variáveis, análises de KPIs, métodos de produção, gestão da rotina e acompanhamento dos resultados passam pela gestão de processos.
Ter uma gestão de processos qualificada é simplesmente imprescindível. Toda atividade realizada em uma empresa é um processo, e a gestão disso se encarrega de definir de forma sistemática cada operação.
A má definição de um processo afeta diretamente a produtividade e o resultado da entrega, além de influenciar os custos operacionais. É fundamental investir na qualificação e boa definição dos processos.
OBS.: citamos aqui fatores relacionados somente à gestão de processos, outros fatores externos também podem influenciar a produtividade e o controle de tarefas.
Como otimizar o controle de tarefas e ter mais produtividade?
Agora que você conferiu alguns fatores de influência da produtividade relacionados ao controle de atividade, entenda como você pode investir para elevar a eficácia de seus controles:
Comece com o diagnóstico
Um diagnóstico de processos auxiliará você a identificar os pontos a melhorar e os pontos fortes a qualificar ainda mais. Confira nosso diagnóstico, ele é gratuito. Desenhamos processos que agregam valor ao cliente, a fim de reduzir custos operacionais.
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