Primeiramente, antes de iniciarmos a estruturação do departamento de vendas, precisamos entender o que é o processo comercial e quais as atividades fazem parte dele. Muitas empresas acreditam que o processo comercial diz respeito tão somente a atividade da venda, aí está o grande erro na estruturação do departamento de vendas e devido a isso os resultados negativos.
O processo comercial vai muito além da venda em si. Se inicia na percepção da necessidade do cliente, passa pelo desenvolvimento do produto ou serviço, na tirada do pedido de venda, na execução do produto ou serviço, na entrega e por fim na manutenção desse cliente. Ou seja, para estruturar o departamento de vendas e obter resultados significativos, temos que enxergar o processo comercial como um todo e conhecer as necessidades dos clientes internos.
Neste artigo vamos aprofundar a estruturação do departamento de vendas, e para que fique mais claro o entendimento, vamos dividi-lo em três etapas: gestão, venda e retaguarda.
Realizando a Gestão da Venda
Em primeiro lugar temos que entender que não se gerencia a venda, e sim o processo de venda. Mas para que algo possa ser gerenciado, primeiramente deve ser planejado, esse é o primeiro passo do processo de venda. Conhecer o cliente, suas necessidades, o que ele deseja, entender o mercado, os concorrentes, como agem, é essencial para traçar as estratégias e definir as metas.
O gestor de vendas deve indicar o caminho que será percorrido, garantir que este está acontecendo, e monitorar os resultados para que se possa traçar novas estratégias. Para que isso seja possível, a atividade da venda deve ser muito bem estruturada e acompanhada, através de ferramentas que permitam o registro e o controle da venda. Os indicadores de desempenho são as ferramentas ideais para o monitoramento e a tomada de decisões. Eles permitem visualizar o saldo entre o previsto e o realizado, e onde estão as falhas ou o que pode ser melhorado.
É importante se atentar para indicadores reais e que monitorem os dados corretos, pois muitos indicadores trazem dados que não interessam para a gestão, e apenas servem para enfeitar paredes.
Você tem processos de Vendas que gerem receita?
Para que a venda aconteça e se alcancem as metas estabelecidas, algumas etapas devem ser seguidas na estruturação da venda, elas são: Prospecção, abordagem, negociação e fechamento.
Prospecção – Planejar e criar estratégias para prospectar clientes em potencial, oferecer mix de produtos para captar clientes inativos, são ações que podem ser extraídas de uma ferramenta simples como um banco de dados, onde pode pesquisar sobre as últimas compras, preferências do cliente, contato, endereço, e diversas informações que irão norteá-lo.
Uma ferramenta de cronograma, agendamento, planejamento de rotas de visitas é essencial para aproveitar da melhor forma o tempo, custo, entre outros recursos, além de fornecer informações para a gestão do processo. Preparação é o segredo do sucesso do próximo passo, a abordagem.
Abordagem – Após planejar, temos que realizar, e aqui ocorre o primeiro contato de fato com o cliente. Saber como se comportar, o que dizer, como oferecer, o que apresentar é essencial para conquistar o cliente, afinal, pode ser que a primeira impressão não seja a que fica, mas é o start da negociação. Deve-se identificar as melhores práticas, padroniza-las e difundi-las através de treinamento com os vendedores sobre as técnicas de abordagem, apresentação do produto ou serviço.
Negociação – Esse é o momento onde a mágica da venda acontece e assim como na etapa de abordagem, deve padronizar as práticas e realizar treinamentos sobre valorização do produto, negociação, entre muitas outras. O registro da atividade, do que foi feito, os dados da proposta, informações importantes que o cliente possa ter dado, é a chave da negociação, através dele é possível saber quando e como agir para converter a venda, além de fornecer informações para a gestão.
Fechamento – Padronizar a formalização do pedido e estruturar o processo. Como formalizar o pedido de venda? Quais as informações importantes devem ser colocadas? Garantir que não haverá erros e consequentemente retrabalhos, e que o que o cliente comprou é realmente aquilo que está sendo repassado ao setor interno.
Como dar suporte para a equipe de Vendas?
E por fim, o suporte da venda. Quem será a retaguarda? Quem irá receber o pedido de venda? Quais setores e atividades devem ser iniciados após o recebimento? Como será feita a execução? Tem estoque? É preciso produzir? Tenho capacidade de produção? Tenho matéria-prima suficiente? Como será feita a entrega? É necessário contratar transporte terceirizado? Em que momento será feito o faturamento? Como disparar o pagamento de comissões? E uma séria de outras atividades que devem ser pensadas no todo do processo comercial.
Definir atividades e funções, desenhar um fluxo do processo, padronizar atividades, definir pontos de controle e alimentação de registros é fundamental na estruturação das atividades de retaguarda da venda, afinal, ela que garante a entrega e a satisfação do cliente.
Categorias: Gestão Comercial, Gestão Econômica e Financeira
