Se você sente que precisa melhorar diversos aspectos do funcionamento da sua empresa, este artigo é para você. O foco de qualquer gestão deve ser encontrar os pontos a melhorar e planejar essa melhoria, sempre. No entanto, só se pode melhorar aquilo que se gerencia. E hoje vamos te apresentar uma ótima “ferramenta” para isso: o sistema de gestão BPM.
Antes de começar a leitura, guarde a seguinte frase em mente:
Só é possível melhorar aquilo que se pode gerenciar e, por consequência, só se pode gerenciar aquilo que medimos. E para mensurar de fato aquilo que se produz, é preciso entender de forma clara seus processos.
Como funciona o sistema de gestão BPM
O conceito de BPM (Business Process Management) diz respeito a uma série de práticas e metodologias para qualificar a gestão sistemática dos processos e operações de uma empresa. O objetivo é tornar as operações:
- Mais lucrativas
- Mais produtivas
- Mais qualificadas
- Com menos falhas e “gaps”
- Mais fáceis de mensurar e acompanhar
Dessa forma, cria-se uma cultura de melhoria contínua (aspecto que vamos explorar mais adiante) para que seja possível gerenciar, acompanhar, medir e melhorar sempre.
Agora, vamos falar dos benefícios mais importantes do sistema de gestão BPM em qualquer organização.
Por que sua empresa precisa desse sistema?
A gestão BPM pode ser aplicada a todo e qualquer processo, independentemente do tamanho ou nicho da empresa. Seu propósito é “universal” e cabe à qualquer empresa: garantir uma visão ampla e clara da organização como um todo.
Assim, é possível otimizar uma série de práticas e operações. O que pode te trazer consequências radicalmente positivas. É delas que falaremos agora:
#1 Redução de custos e, consequentemente, aumento dos lucros
Considerando que o BPM parte de um amplo mapeamento da atual situação da empresa e, com isso, define o plano de ação para otimizar as falhas, com certeza você encontrará os motivos pelos quais sua empresa tem custos altos.
Reduzir custos é uma medida simples que garante uma recuperação tremenda do caixa de qualquer empresa
#2 Controles eficazes para uma gestão qualificada de projetos e processos
Depois de mapear as operações, é possível definir a modelagem em 3 etapas:
- Diagrama
- Mapa
- Modelo
Com isso, temos uma boa visão do projeto como um todo. Dessa forma, é possível definir um diagrama fluído para o funcionamento dos projetos. Tendo a possibilidade de mensurá-los e acompanhá-los constantemente, a fim de poder corrigir eventuais problemas.
A ideia é que o sistema de gestão BPM proporcione uma qualificação radical na gestão em um sentido de que é possível definir as métricas corretas e a sequência ideal para a realização dos trabalhos.
Leia mais → Modelagem de processos: 5 erros para não cometer em seu BPM!
#3 Você saberá o que pode dar errado bem antes de dar errado
Esse é um benefício que se relaciona bastante com o tópico anterior. Considerando que o gestor terá as métricas e controles necessários para acompanhar e gerenciar os processos, será possível, à partir do BPM, identificar:
- Duplicidades
- Inconsistência de dados
- Omissões e informações antes não rastreadas
- Identificar falhas antes de acontecerem os erros (pelo mapeamento)
Ou seja, uma garantia de segurança para seus projetos e processos.
#4 Comunicação assertiva e estratégica
Vale mencionar que a comunicação é fundamental também durante a implementação do BPM. É preciso comunicar a todos com clareza, a fim de integrar da melhor forma todos os envolvidos.
Você deve ter constatado que a modelagem de processos BPM envolve etapas que abrangem diversos setores de uma empresa. Afinal, estamos falando de operações.
Por isso, é fundamental que todos estejam claramente informados sobre como e porque serão feitas as medidas definidas no BPM.
Planejar reuniões objetivas para comunicar com clareza as informações do sistema de gestão BPM fará toda a diferença.
#5 O BPM cria uma cultura de melhoria contínua
Para concluir, o último motivo pelo qual sua empresa precisa de um sistema de gestão BPM: a melhoria contínua. O BPM, na verdade, é um projeto de melhoria contínua. Ele sempre deve ser revalidado, aprimorado e assim sucessivamente.
Ele funciona como uma ferramenta de melhoria contínua, e essa com certeza é uma vantagem da qual você gostaria de desfrutar, certo?!
Por fim, vamos retomar a frase que deu abertura a esse texto…
Só é possível melhorar aquilo que se pode gerenciar e, por consequência, só se pode gerenciar aquilo que medimos. E para mensurar de fato aquilo que se produz, é preciso entender de forma clara seus processos.
Com o BPM você poderia:
- Mensurar o que se produz, através do projeto/mapa/diagrama e mapeamento.
- Gerenciar o que se mede, através dos controles de acompanhamento definidos na modelagem
- Melhorar o que se gerencia, através da identificação de falhas
Convencido de que sua empresa poderia aproveitar o sistema de gestão de BPM da melhor forma?!
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