Tecnologias para gerenciamento de processos de negócios
Não é por mero acaso que o tema “Tecnologia” faz parte do último artigo da série de BPM. A automatização dos processos através de sistemas de informação deve ser o último passo do Gerenciamento de Processos. Os sistemas de informação quando não utilizados corretamente são como Ferraris nas mãos de quem não sabe dirigir.
Mesmo diante de uma supermáquina, se você não souber pilotá-la, não terá valor algum. Empresas investem em software achando que essa é a solução para os problemas de gestão da empresa, porém a ferramenta é apenas um apoio para a tomada de decisão.
Milhares de horas são gastas em “customização” de ferramentas de implantação de software porque a empresa não tem o processo definido e implantado. A equipe de Tecnologia da Informação precisa desse suporte, ou um software, por mais caro e famoso que seja, nada poderá fazer em seu favor.
Muitas vezes vemos os processos se encaixando ao que a tecnologia oferece, e aqui está o erro. As necessidades do processo que devem direcionar a visão da tecnologia, e não o contrário. Portanto, primeiramente é necessário estabelecer os processos, as regras e os controles para então transmitir essas necessidades para o sistema de informação, ou seja, é preciso atingir a maturidade em processos para falar de tecnologia.
A ideia não é alinhar a tecnologia da informação ao negócio, e sim integrar tecnologia e negócio. Vamos falar de algumas das principais tecnologias da informação para uso em BPM e suas funcionalidades. Veja na tabela abaixo os usos de cada uma delas:
Figura 1: Principais tecnologias de BPM – Fonte: CBOK
1. Business Process Analysis (BPA) Tem por objetivo a modelagem em múltiplas dimensões. Essas ferramentas de modelagem (BPA) permitem diagramar fluxos de processos com detalhe de informações sobre operações, problemas, volume e oportunidades com a utilização de símbolos e conectores. Para evitar problemas é necessário padronizar a utilização de símbolos e terminologias que serão adotadas.
2. Enterprise Architecture (EA) A finalidade é modelar negócios por meio de fluxos de trabalho, fluxo de dados, uso de dados e aplicações conectadas aos fluxos. É carregada de domínio técnico, relacionando hardware e software ao negócio. Possui uma visão de nível mais alto, um modelo central. Permite observar como as atividades se conectam e como os dados fluem entre elas, porém não permitem a simulação ou decomposição em níveis mais detalhados.
3. Business Rules Management Systems (BRMS) O foco é estabelecer as regras do negócio, formalizá-las e organizá-las, podendo demonstrar quem fará algo, o que será feito, quando será feito, por que será feito e como será feito e controlado. É um processo técnico que demanda treinamento e experiência. É preciso cuidado, pois regras muito complexas podem tornar o processo lento, devendo atentar-se às melhores práticas do processo.
4. Business Process Management Suite (BPMS) É considerada a linguagem universal para notação em BPM. Tem a finalidade de reunir um pouco de cada uma das ferramentas vistas anteriormente, busca a modelagem de processo e fluxo de trabalho, a definição de regras e ainda permite a simulação das operações de cenários possíveis, a automatização de processos e ainda e ainda a avaliação de resultados baseada em acompanhamento de desempenho, monitoramento e controle de atividades.
5. Business Activity Monitoring (BAM) Baseado no monitoramento e medição de desempenho das atividades de negócio, através do reporte do desempenho em tempo real, produz alertas de não conformidades que permitem adotar medidas corretivas para a resolução de problemas e a otimização e melhoria do processo.
6. Service Oriented Architecture (SOA) A Arquitetura Orientada a Serviços nada mais é do que um conjunto de princípios de desenhos de infraestrutura que prove suporte para o BPMS. SOA é puramente Tecnologia da Informação, se dá através de interface e implementação de dados.
7. Enterprise Application Integration (EAI) O EAI é um suporte na implementação da SOA. Cria modelos de comunicação, aceleradores, adaptadores entre o meio de comunicação e as aplicações em si, que são utilizados para acessar dados de sistemas legados, traduzindo dados de um certo formato para o formato utilizado na plataforma seguinte.
8. Enterprise Repository Também servindo de suporte ao BPMS é um repositório corporativo para a armazenagem de informações sobre o funcionamento da organização. Geralmente incluem conteúdos sobre o dono do processo, o que faz o processo, as ligações entre atividades, qual a tecnologia e o controle utilizados, os gatilhos e resultados esperados, os problemas mais comuns, capacidade, as métricas, as regras entre outros.
O sucesso na aplicação da ferramenta e com os resultados obtidos está inteiramente ligado à compreensão da real capacidade da ferramenta e a habilidade de trabalhar com o que ela pode oferecer, como os dados serão integrados e gerenciados.
Ou seja, definir qual a ferramenta correta de acordo com a maturidade da organização em processos. Geralmente se inicia o BPM sem a definição da ferramenta que será utilizada, e conforme a evolução alguma ferramenta é selecionada para atender as necessidades imediatas.
Arquitetar antecipadamente o ambiente futuro das operações de negócio servirá como um guia de responsabilidades e esclarecerá o funcionamento entre ambiente e tecnologia da informação, conforme ilustrado no modelo abaixo:
Figura 2: Arquitetura para infraestrutura básica de suporte a BPM – Fonte: CBOK
A governança fará o papel de regular o controle e a flexibilidade do processo, nesse momento a necessidade de controle bate de frente com a velocidade de mudança e é preciso pensar cada caso cuidadosamente e debater até encontrar a resposta adequada para cada organização.
Nesse sentido, a grande importância da integridade e confiabilidade dos dados obtidos, para que não gerem frustração e insegurança em gestores e colaboradores comprometendo as decisões. É preciso muito cuidado para não ocorrer a perda de dados ou dados corrompidos, por isso o investimento em segurança é essencial, a fim de evitar problemas com vírus ou roubo de informações.
Os antigos problemas de qualidade de dados precisam necessariamente ser corrigidos antes de qualquer implementação de BPMS. O grande risco da automação de processos é a segurança que ele proporciona ao imaginar que a automatização tornou o processo melhor, porém como já dissemos anteriormente no exemplo da Ferrari, se o processo estiver mal feito a automação não trará melhores resultados.
É preciso cuidado para não mascarar erros e ineficiências do processo e garantir que dados vitais não estarão expostos comprometendo a segurança.
Apesar dos riscos, as vantagens da automação se sobressaem e alimentam a busca por etapa, podemos citar entre as principais vantagens os aumentos de eficiência com o suporte de atividades, gerenciamento de documentos e dados, distribuição de informações, redução do tempo na tomada de decisões e através da eliminação de processos manuais e repetitivos, todos eles refletindo na redução de custos operacionais.
Além dessas outras vantagens podem ser listadas, como por exemplo a garantia de conformidades políticas, legais e regulatórias, garantia de qualidade na produção e veracidade de informações, fornecer informações de desempenho para buscar a melhoria dos processos, estabelecer pontos de controle para barrar exceções ou condições perigosas.
Com a implantação de tecnologias de BPMS a empresa terá nas mãos um painel de bordo com todos os indicadores organizacionais e as informações necessárias na tomada de decisões para o futuro do seu negócio.
Caso queira saber mais sobre o BPMS ou precise de ajuda na automação dos seus processos de negócio, entre em contato com nossa equipe que teremos o imenso prazer em ajudá-lo, ou visite o nosso site e veja nossos treinamentos em BPM que podem ajuda-lo nesse projeto. Gostou deste conteúdo? Leia também: E-book Processos Poderosos de Negócio