Hoje vamos dar continuação à Série: Gestão de Processos de Negócio. Para começar, iremos discutir O que é Modelagem de Processos e como Fazer?
Processos são um conjunto de tarefas e atividades sequenciadas que devem ser realizadas para atingir determinado objetivo.
As nossas simples tarefas do dia-a-dia como higiene pessoal ou o caminho até o trabalho, são compostas por processos que fazem parte da nossa rotina.
Não é diferente com as organizações. Cada objetivo tem o seu processo pré-definido, e o desafio do BPM (Business Process Management – Gerenciamento de Processos de Negócios) é identificar o processo, analisar e torná-lo mais eficiente, reduzindo tempos e custos e aumentando a produtividade e a lucratividade.
Onde há um processo, é possível ser aplicado o BPM. Portanto, qualquer que seja o seu ramo de atividade, o tamanho da sua empresa, ou o departamento em questão, sempre é possível aplicar o BPM e muitos serão os ganhos nesse projeto, além de permitir que se tenha uma visão mais ampla e clara da organização.
Por onde começar?
Antes de iniciar as atividades de BPM, primeiramente é preciso planejar o projeto, definindo quais serão os métodos, as notações e as ferramentas que serão utilizadas. Caso esses itens não sejam estudados e definidos inicialmente, pode ocorrer perda de tempo no trabalho da equipe, o que irá aumentar o custo do projeto.
Além da perda do foco principal com tratativas que não são importantes nesse projeto, deixando de lado as informações que são realmente relevantes.
A principal notação utilizada no mercado é a Business Process Management Notation (BPMN). Quanto às ferramentas, existem softwares específicos para o desenho de fluxogramas, que podem facilitar muito essa atividade, como o Bizagi, Visio, Modeler, Aris, entre outros.
Primeira etapa do projeto de BPM
Após o planejamento realizado, é o momento de iniciar a primeira etapa de um projeto de BPM, a modelagem dos processos. Nessa etapa o processo é representado detalhadamente do início ao fim, utilizando gráficos, diagramas, fluxogramas, desenhos que facilitem o entendimento do usuário.
É nesse momento que ocorre o mapeamento da organização. Onde ela é visualizada como um todo e os seus processos devem ser apontados e classificados em gestão, negócio e apoio, definindo a sua cadeia de valor. Após essa etapa realizada, deve ser desenhado o fluxo do processo atual, o que chamamos de AS IS.
Para o levantamento dessas informações são realizadas entrevistas com os principais envolvidos no processo, workshops, aplicação de questionários e análise de documentos existentes, para fornecer dados para o desenho dos fluxos, que ao final, são apresentados em reuniões para validação do processo e ajustes que forem necessários.
3 Níveis de representação da Modelagem:
A modelagem pode ser feita em três níveis diferentes de representação:
- Diagrama – É a versão inicial do processo. Não traz detalhamentos, somente as atividades macro da organização.
- Mapa – É o diagrama de uma forma mais evoluída onde são listados os responsáveis pelas atividades e as regras do processo.
- Modelo – É a representação final, com alto grau de detalhamento, o que possibilita as simulações do processo.
Com o processo mapeado, é possível aplicar a próxima etapa no ciclo do projeto, a análise, onde são verificadas e discutidas as oportunidades de melhoria e reformulação do processo de modo a aproveitar da melhor maneira os recursos disponíveis e definir suas métricas e seus indicadores de desempenho e monitoramento.
