Produtividade: 4 ferramentas para fazer mais com o mesmo tempo
Planejamento da Rotina Nos últimos anos temos percebido o aumento da carga de trabalho, a pressão por resultados, o numero de formulários, relatórios e a grande quantidade de reuniões.O desafio é atender toda esta demanda com qualidade e produtividade, mas como?
Com as ferramentas de administração de tempo. As pessoas dizem que não tem tempo, o resultado disso é outra situação que apaga incêndio e sua rotina não gera qualidade e produtividade à empresa.
Além dos problemas externos no gerenciamento de uma tarefa, e cultura empresarial brasileira são outro entrave, não temos perfil para planejar, apagamos muito incêndio e resolvemos muitos problemas dos outros. Então, o que fazer? Apresentamos abaixo algumas ferramentas que são apoio no gerenciamento do tempo.
1º Lista de Tarefas Usado para gerenciar a rotina diária/semanal. Contém a descrição sucinta da tarefa, prazo de vencimento e responsável. Essencial para administrar pendências e definir prioridade para ações. A ordem sequencial pode definir as prioridades. Outra vantagem é que podemos dimensionar o volume total de tarefas e ter um foco para ação.
2º Cronograma Instrumento para planejamento com prazo médio de 1 ano, conforme o caso. As tarefas listadas são os mais táticos e estratégicos, um subproduto da empresa, projetos que estão em andamento ou o próprio planejamento anual do departamento.
Didaticamente recomendo que se faça semanal, colocado a data da segunda ferramenta na coluna dia. A vantagem e a visualização das principais tarefas e/ou projetos a serem realizados durante o ano e possivelmente a conexão com as reuniões de planejamento na segunda- feira.
3º Reuniões Um dos maiores tomadores de tempo das empresas motivo: Falta de pauta e tempo definido para cada ação. Devem ter data, hora e período de realização. As empresas param pouco tempo para “pensar”, ou seja, planejar suas ações.
O ideal é programar a reunião para toda segunda-feira porque proporciona o planejamento de ações para a semana, facilita a comunicação, distribuição de tarefas e na próxima segunda-feira é feito o acompanhamento das tarefas e planejamento de ações.
Lembre-se que as ações (pauta de reunião) são fruto de um planejamento anual. O tempo médio de uma reunião não pode passar de uma hora.
4º Plano de ação Ferramenta de qualidade para realizar as ações resultantes de uma reunião e/ou um projeto específico. É composto dos seguintes campos:
O que fazer: Descrição e/ou título da tarefa.
Como fazer: Detalham a data da tarefa, os passos para realizar a ação.
Quando: Prazo para a ação.
Onde: local onde será realizada a tarefa.
Status: Situação de uma ação, podendo ser, em aberto, andamento e realizada.
Quanto custa: É o valor financeiro da ação.
Porque fazer: É a justificativa para realização da tarefa.
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As aplicações destas ferramentas para gestão de tempo irão resultar numa economia de 10% a 20% do tempo de um profissional, associado a eliminação dos fatores de desperdício como mídias sociais, internet e conversa paralela inapropriada, podem ajudar a aumentar ainda mais o nosso tempo produtivo.
O ponto crítico é que nenhuma ferramenta de gestão de tempo funciona se o profissional não utilizá-la, por isso necessita mudar o comportamento, hábitos e a partir disto desenvolver uma rotina programada.
Maicon Putti
Professor,Consultor e Palestrante
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