Processo gerencial – como sua empresa está sendo gerenciada?

A primeira coisa que nos vem à cabeça quando fazemos essa pergunta é: “Bem, eu tenho um gerente de compras, um gerente de produção, um financeiro, outro de qualidade, também o gerente comercial, então sim, minha empresa é gerenciada! ” Mas será que ela está sendo gerenciada corretamente? Será que ela possui processos gerenciais?

Ter um cargo de gerência para cada processo não significa muita coisa quando o processo gerencial não é compreendido pelos envolvidos. Para falar de processos gerenciais precisamos entender um pouco mais sobre processos organizacionais.

Uma organização é composta por três tipos de processos:

1. Processos primários: São aqueles que agregam valor ao cliente e resultam no produto ou serviço que é a razão de ser da organização. Ex.: produção, venda ou atendimento ao cliente;
2. Processos de suporte ou apoio: São aqueles que oferecem suporte aos processos primários, fazendo com que a engrenagem funcione. Ex.: processos de recursos humanos, financeiro, etc.;
3. Processos gerenciais: Garantem que processos primários e de apoio sejam bem executados, não agregam valor direto ao cliente, mas estão presentes antes, durante e após o processo. Responsável por planejar, organizar, direcionar e controlar os demais processos.

Processo Gerencial

Processo gerencial é o ato contínuo de planejar, organizar, direcionar e controlar todos os recursos da organização. Sejam eles visíveis ou invisíveis, humanos, materiais ou financeiros.

Na maioria das organizações os recursos são escassos e se não forem devidamente planejados e controlados, os objetivos da organização não serão alcançados, mas se o processo gerencial for devidamente executado, os recursos serão maximizados.

Fazendo uma analogia com o ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Action – Planejar, Executar, Controlar, Agir) podemos representar os processos gerenciais na figura abaixo:

Planejamento

O planejamento é a primeira etapa do ciclo gerencial. E muitas vezes aqui está o erro de gestores e empresários, que é partir para a execução sem ter traçado o caminho que será seguido, ou mesmo sem saber onde se quer chegar.

Como é possível atingir resultados sem antes definir claramente quais são seus objetivos e as estratégias para atingi-los? Gosto muito de uma frase do Gato, no filme “Alice no país das maravilhas” quando ele diz que “quando a gente não sabe para aonde vai, qualquer caminho serve”, e consequentemente qualquer resultado é aceitável.

Planejar é definir onde se quer chegar e qual o caminho que será percorrido, ou seja, definir os objetivos da organização e as estratégias que serão seguidas.

É nessa etapa que são definidas metas, prazos, resultados esperados, quais os recursos que serão utilizados, quais os padrões que serão aceitos, e tudo deve estar devidamente documentado em um plano que deve ser estratificado em estratégico, tático e operacional.

O planejamento estratégico traça os objetivos de longo prazo, onde a organização pretende chegar, e é de responsabilidade da alta administração, executivos, diretores, etc.

O planejamento tático é o desdobramento para os setores que compõem a organização, e dele derivam o planejamento financeiro, comercial, de recursos humanos, entre outros, e é de responsabilidade das gerências intermediárias. Já o planejamento operacional é a aplicação dos planos anteriores na execução dos processos, ou seja, garantir que o que foi planejado será realizado.

E claro, não podemos esquecer de definir, ainda na fase de planejamento, quais serão os indicadores de desempenho que serão monitorados em cada processo para garantir que o os resultados sejam obtidos e os objetivos alcançados, afinal, essa é a única forma da alta direção acompanhar os resultados para a tomada de decisões.

Organização

Quando já definimos onde queremos chegar e como iremos chegar, é a hora de organizar o uso dos recursos que temos disponíveis para atingir os objetivos traçados. Nesse momento que serão dimensionados os recursos humanos: equipe que participará em cada processo, quantidade de pessoas, turnos e horários; os recursos materiais: máquinas e equipamentos utilizados, matéria-prima que será comprada; e os recursos imateriais: tecnologia, recursos financeiros, entre outros.

Direção

Após realizada toda a organização para atingir os objetivos que foram traçados no planejamento, é chegado o momento de lidar com o recurso mais delicado de todos, porém essencial para que o plano seja bem executado: os recursos humanos, e é nessa etapa que muitos gestores pecam.

Para que as pessoas executem de forma eficiente o que foi planejado e organizado é preciso que primeiramente elas conheçam esse plano. Como é possível a execução de algo que você não sabe como deve ser feito? É o momento de expor as regras, a comunicação dos objetivos e estratégias deve ser clara e entendida por todos.

Em seguida, a equipe deve ser motivada a cumprir o plano, seguir as regras estabelecidas e desenvolver as estratégias traçadas. Aqui o segredo é “vender a ideia”, mostrar o porquê das decisões, o que se pretende alcançar, quais serão os ganhos quantitativos e qualitativos, e executar o papel de liderança, dando apoio e suporte à equipe sempre que necessário.

Controle

Lembram dos indicadores de desempenho que foram definidos na fase de planejamento? Esse é o momento de acompanhá-los e medir constantemente o desempenho do processo a fim de verificar se os objetivos foram ou serão alcançados com base nos resultados obtidos.

Os indicadores devem ser analisados sob três óticas diferentes: eficiência (tempo e recursos utilizados), eficácia (cumprimento dos padrões estabelecidos) e efetividade (o que foi entregue face à expectativa do cliente). Ou seja, não adianta entregar com qualidade, mas utilizando mais gente e atrasando a entrega, ou entregar no prazo, mas com não-conformidades. As três óticas devem ser atendidas.

Também deve haver um indicador para cada função administrativa, e cada indicador deve ter a sua meta. Os indicadores devem ser acompanhados durante a execução do processo e não apenas ao final dele, que é o que muitos gestores fazem, de que adianta eu saber que não atingi a minha meta de vendas depois que já encerrei o mês? Nada mais poderá ser feito e esse resultado não será recuperado.

Porém se o indicador for acompanhado semanal ou até diariamente, com base na tendência eu posso prever se irei atingir a meta, e caso seja negativo, tenho tempo hábil de tomar ações para reverter o quadro. E isso pode e deve ser feito em todos os processos, com todos os indicadores.

E claro, as ações que serão tomadas com base no controle e análise do desempenho, também devem ser acompanhadas pela gestão. Um plano de ação, ou outra ferramenta de acompanhamento é essencial, e seguir a metodologia 5W2H é uma dica de ouro!

Concluindo

Com base na análise do desempenho dos processos é possível continuar com as estratégias iniciais ou definir novas estratégias para atingir os objetivos traçados, e assim se inicia um novo ciclo do processo gerencial, que será sempre contínuo: planejar, organizar, direcionar e controlar, e com essas informações novamente planejar, organizar, direcionar e controlar, num círculo virtuoso e sem fim.

Para concluir, o sucesso de toda organização depende do correto funcionamento de seus processos primários e de apoio e isso só é possível com a realização de processos gerenciais.

Caso queira saber mais sobre os Processos Gerenciais ou precise implementá-los na sua organização, clique aqui e entre em contato com a equipe da Ideia, teremos imenso prazer em ajudá-lo.

Gabriela Pescador

CRA-PR 28596