Hoje vamos falar sobre mais um passo importante da série: “Gestão de Processos de Negócio. Aprenda Como Fazer”. Após o mapeamento e análise. é importante realizar o Desenho de Processos, que deve mostrar de uma forma simples as mudanças no processo e como serão alcançados os objetivos e metas da organização, sem perder o foco no cliente.
Tem por função formalizar como a organização deve se comportar para realizar determinadas entregas, de acordo com as regras estabelecidas para cada uma delas.
A equipe que fará o desenho do processos, deve ter uma visão sistêmica do negócio, já que o fluxo de processo é interfuncional, a fim de evitar mudanças em determinadas áreas que afetem negativamente outras áreas, posicionadas mais adiante no fluxo do processo, o que garante que a transformação será positiva para todos os níveis organizacionais.
Também deve levar em consideração o estado atual da organização, a cultura organizacional, seus desafios, restrições, toda a história anterior. Não é possível criar um modelo partindo do zero sem levar em consideração as particularidades do negócio.
Esse é fato determinante para o sucesso do projeto. Existem várias formas de se fazer o desenho de processos, desde avançadas ferramentas de software de modelagem até simples desenhos manuais feitos em folhas de papel. Não existe uma ferramenta ideal.
É necessário conhecer a organização, sua cultura, seus recursos e sua infraestrutura para definir qual a melhor ferramenta a ser adotada. Para iniciar o desenho, é preciso desafiar o estado atual: questionar as atividades, o modo como são feitas, por quem são realizadas, suas regras e seus controles, nada deve ficar de fora.
A ideia é reduzir esforços, aumentar a produtividade, eliminar desperdícios, melhorar a qualidade e inovar. É importante nessa etapa envolver os diversos executores envolvidos no processo, para que entendam as necessidades alheias e aceitem a mudança de maneira mais fácil.
O desenho do processos deve trazer as melhores práticas daquela atividade e as variações do processo, além de controles e guias para garantir os resultados esperados e minimizar as falhas. E não podemos esquecer, é claro, que o resultado deste desenho deve ser passível de medição, pois só assim podemos identificar o sucesso ou fracasso do novo modelo proposto.
Qualquer atividade que após questionada seja identificado que não agrega valor para o cliente ou para a organização, deve ser eliminada, o que trará alguns espaços vazios no modelo AS IS, nesse momento que deve-se pensar fora da caixa e usar a criatividade.
Em seguida, a mudança deve ser simulada e testada para garantir que não irá afetar negativamente outras áreas do negócio. Os problemas que foram identificados durante a análise devem ser tratados em sua causa raiz para que sejam eliminados, já as oportunidades de melhoria, devem ser planejadas no novo desenho e inseridos medidores de desempenho para monitorar os resultados que trouxe para o negócio.
A partir deste ponto, com o novo desenho em mãos, ainda não é possível dizer que este trará eficiência ao processo. As regras de negócio precisam ser revisadas e avaliadas se ainda são necessárias e eficazes, ou devem ser substituídas por novas regras.
E o trabalho manual deve ser reduzido ao máximo, em parceria com a área de Tecnologia da Informação, identificar como podem ser automatizadas. Neste momento o desenho de processo está finalizado e as mudanças e transformações já podem ser implementadas no negócio. O modelo TO BE deve ser comparado ao modelo AS IS para que seja identificado o impacto que será causada pelas mudanças e a economia que será gerada caso seja implementado.
Essa fase pede cuidado, pois todo o trabalho realizado pode ser perdido caso as pessoas envolvidas no processo não tenham aceitado a mudança. Por isso a importância do envolvimento de todos durante a análise e desenho do processo. Os envolvidos precisam se sentir confortáveis e não ameaçados pela mudança, para que não apresentem resistência na implementação.
Um plano de implementação com datas, atividades e responsabilidades bem definidas é essencial para o sucesso da transformação e o atingimento dos resultados esperados.
Caso queira saber um pouco mais sobre o BPM ou precise de ajuda no gerenciamento dos seus processos de negócio, entre em contato com nossa equipe que teremos o imenso prazer em ajudá-lo. Gostou desse conteúdo? Leia também: O que é Análise de Processos e Como fazer?
