Quando os gestores e gerentes me perguntam se “existe segredo para analisar os custos?”, eles imaginam conceitos atraentes como ABC (Activity-Based Costing- custeio baseado em atividades), zero-basedbudgeting* reengenha-ria e custo do ciclo de vida.
Eles podem ser úteis, mas não são a chave para o sucesso. A chave para o sucesso é irritantemente simples: disciplina e persistência.
Jim Collins nos oferece um bom exemplo em seu livro Empresas feitas para vencer: Good to great (Campus/Elsevier, 2001). Ali ele dá vários exemplos de gestores bem-sucedidos que tinham como característica a disciplina de sempre estar analisando os números, assim descobrindo desvios e tentando eliminar estes desvios da maneira mais inteligente.
Ele comprara duas empresas de aço, Nucor e Bethlehem Steel. A Nucor tinha uma matriz com 25 empregados apinhados em um espaço alugado com móveis baratos, sem recepção e refeições para os visitantes no Phil’s Diner, do outro lado da rua.
A Bethlehem Steel tinha uma matriz de 21 andares de vidro e aço, projetada em forma de cruz, de modo que vários executivos possuíam escritórios com duas janelas, além de uma frota de jatos particular e um clube de campo corporativo com seu próprio campo de golfe de nível internacional.
Que negócio você acha que derrotou o outro em termos de crescimento e lucratividade no período de várias décadas?
Quando somos chamado pra desenvolver um diagnóstico econômico e financeiro (coincidentemente de empresas com problemas), logo no início dos trabalhos os gestores falam que a grande dificuldade é a falta de venda, pois se tivesse faturando não estava com falta de dinheiro, mas será mesmo?
Quando finalizo o trabalho e apresento, os mesmos ficam impressionados com os resultados e principalmente a análise de certos custos e a evolução que estava tendo nos últimos meses, mesmo com a redução das vendas, se fosse feito um acompanhamento mensal dos custos e despesas e realizado um plano de ação para redução de custos, com certeza o cenário destas empresas seria outro.
Basicamente a análise de custos tem como objetivos:
- a) possibilitar a formulação de estratégias em longo prazo do negócio;
- b) alocar eficientemente os recursos disponíveis;
- c) controlar e planejar os custos das tarefas da empresa;
- d) avaliar a performance dos processos e das pessoas;
- e) atender às exigências legais concernentes à publicação de demonstrações financeiras.
Mas antes de analisarmos exemplos reais precisamos entender como se classificam os custos. Por definição os custos se dividem em três categorias:
- Varíaveis
- Variam conforme a venda, ou seja, existem se houver venda. Ex: Matéria-Prima, Impostos Diretos, Comissão, Frete, *Energia Elétrica.
- Semi variáveis
- Podem ser custos que são fixos e variáveis.* Energia Elétrica, é o melhor exemplo pois no caso de indústria é usado quando há produção, mas também têm a parte do administrativo.
- Fixos.
- Independente se houve venda, estas despesas vão existir, Ex: Salários, despesas administrativas, manutenção, Propaganda, Pró-labore.
Vamos analisar o custo variável de uma indústria no caso, o frete. Em minhas análises adoto os dashbords, pois são mais fáceis para visualizar e pode comparara com o período anterior. Sempre uso os últimos 24 meses. Baseado no fechamento de dezembro de 2016, poderemos analisar o gráfico abaixo.
No caso deste primeiro gráfico, visualizamos a análise vertical, ou seja, o valor do frete em relação ao faturamento. Neste gráfico podemos visualizar que aparentemente esta despesa possui uma sazonalidade, onde ocorrem pico de entregas, onde aumentam o % em relação ao faturamento.
Outra análise que dezembro de 2016 está maior que dezembro de 2015. Vimos que existe uma sazonalidade onde há aumento e depois reduções. Mas com este gráfico é possível perceber um tendência de aumento?
Por isso desenvolvemos outro gráfico que mostra a média dos últimos 12 meses e no qual elimina a sazonalidade.
Com este gráfico podemos perceber a tendência de aumento desta despesa, que sai da média de janeiro em 10,86% para 11,66%, ou seja, um aumento de case 1%, ou case de 10% de aumento absoluto.
Com a análise macro, criamos um plano de ação para analisar e reduzir esta com análises micro. Neste caso a empresa o frete é próprio e desenvolvemos soluções em base em análises como:
- Calculando o Custo/ km, por caminhão e rota e comparando com terceiros pra possíveis terceirização.
- Fechando melhor as cargas, pois caminhões estavam saindo com 50% da capacidade.
- Substituindo caminhões velhos que dava alta manutenção.
- Deixando de vender para certos clientes, pois o custo logístico fica inviável.
Além de outras medidas foram feitas para com o objetivo de abaixar pra 9% o custo de frete de venda.
Poderíamos dar outros exemplos, mas o que precisamos entender são os princípios de uma boa análise de custo, e fazer para todas as despesas. Como nos livros de Jim Collins (no qual recomendo todos) que sejamos disciplinados em não só analisar mas agir na redução dos custos, assim gerando resultado pra toda a organização.
“São muitos os métodos, mas poucos os princípios. Quem domina os princípios pode escolher com sucesso os próprio métodos. Quem tenta adotar os métodos ignorando os princípios com certeza enfrentará problemas.”
– Ralph Waldo Emerson
Anderson Bortolotto Consultor Financeiro Precisando de mais conteúdo Financeiro. Separamos esse material para você: Capital de Giro – Qual a importância para combater a falta de liquidez no caixa?
