Produzir mais em menor tempo é o que toda empresa busca. Concluir as atividades com eficiência, dentro do prazo estabelecido e ainda mantendo um bom fluxo de trabalho não é nada fácil quando se trata de escritórios.
Por isso, é importante saber que há diversos fatores que podem contribuir para a eficácia no trabalho. Veja a seguir dicas práticas sobre como aumentar o desempenho do setor administrativo.
1.Mapeie os processos Antes de verificar como melhorar, é necessário entender a situação atual, e a melhor forma para isso é mapeando os processos. Desenhe os setores e marque cada atividade, traçando o caminho percorrido do início do trabalho até o encerramento.
Cada atividade deve ser colocada no desenho, pontue quem realiza a atividade, onde são gerados relatórios, planilhas ou outro tipo de documento e qual a ferramenta utilizada em cada um deles. É importante detalhar ao máximo, o objetivo aqui é enxergar o fluxo de trabalho, ou a falta dele.
2.Analise o fluxo de trabalho Quando você consegue enxergar as atividades do seu escritório e o fluxo como um todo, é possível identificar onde estão as falhas e as oportunidades de melhoria. Analise criticamente cada tarefa , por quem é realizada, o caminho que percorre, o tempo necessário e identifique o que pode ser melhorado. Verifique onde há gargalos, repetição de tarefas ou retrabalho.
Questione-se sobre como e porque as coisas acontecem: O que pode ser mudado? Como otimizar o tempo e os recursos? Porque é feito dessa maneira? Pode ser mudado? Muitas vezes fazemos tarefas inúteis ou de forma mais complexa simplesmente porque “aqui sempre foi assim”.
3.Reduza o trajeto Com o desenho em mãos e o caminho traçado, a tarefa é simples: reduza o trajeto. Olhe o fluxo de trabalho e vejo o que pode ser mudado para que o caminho da atividade fique mais curto. O ponto de início e o ponto final devem ser o mais próximo possível. Aproximar as pessoas que realizam atividades de um mesmo processo, organizá-las em uma mesma sala ou na mesma baia de trabalho é uma dica simples para facilitar e reduzir o fluxo.
4.Diminua o Handoff Uma forma de reduzir o handoff é estabelecer regras do processo. Padronize as atividades e determine pontos de aprovação. Até que ponto será aprovado e quando será reprovado, assim as autorizações excessivas podem ser eliminadas reduzindo os gargalos e o tempo de conclusão do trabalho.
5.Estabeleça regras e controles Uma forma de reduzir o handoff é estabelecer regras do processo. Padronize as atividades e determine pontos de aprovação. Até que ponto será aprovado e quando será reprovado, assim as autorizações excessivas podem ser eliminadas reduzindo os gargalos e o tempo de conclusão do trabalho.
6.Elimine os gargalos Identifique os pontos onde o trabalho está ficando parado devido a troca do bastão, aguardando autorizações, conclusão de relatórios ou simplesmente pela sobrecarga de determinados colaboradores. Investigue o que pode ser mudado para liberar o fluxo.
7.Sistemas de informação Muitas vezes os gargalos se dão por conta de relatórios e planilhas que tomam muito tempo na sua execução. Dois pontos devem ser observados: Esse relatório é realmente importante? Alguém irá utiliza-lo? Com o “aqui sempre foi assim”, muitos relatórios que já não são mais utilizados continuam sendo feitos e entregues por muito tempo, gerando gargalo, além de desperdício de mão-de-obra.
E ainda se pergunte: Esse relatório pode ser feito pelo sistema de informação? Muitas empresas não utilizam os seus sistemas de maneira correta. Planilhas de controle e relatórios podem ser feitos com apenas um clique desde que estejam configurados. Verifique as necessidades e converse com o representante de TI.
8.Envolvimento humano Por fim, após reestruturar o escritório, é necessário envolver os colaboradores. Muitas tarefas podem ter sido modificadas, os responsáveis podem ser outros, nesse momento é importante o treinamento e conscientização para que entendam a real necessidade de suas atividades e a importância do que estão fazendo. Dessa forma fica mais fácil engajar a todos e manter o foco no trabalho. Gabriela Pescador CRA-PR 28596
