Modelagem: Por onde começar a modelagem dos processos na minha empresa?
Na nossa série sobre BPM (Business Process Management) conhecemos um pouco mais sobre o Gerenciamento de Processos de Negócios. Aprendemos que processos são um conjunto de tarefas e atividades sequenciadas que devem ser realizadas para atingir determinado objetivo e que BPM busca identificar o processo, analisar e torná-lo mais eficiente, reduzindo tempos e custos e aumentando a produtividade e a lucratividade.
Figura 1: Ciclo do BPM – Fonte: DHEKA
Até aqui tudo certo, todos queremos BPM nas nossas empresas para melhorar nossos resultados, mas a grande dúvida quando empresários e colaboradores tomam a iniciativa de realizar BPM é: “Por onde começar a modelagem de processos na minha empresa? ” .
Se você também tem essa dúvida fique tranquilo, você não é o único e nós vamos esclarecê-la neste artigo. Um projeto de BPM, como qualquer outro projeto, deve ter começo, meio e fim, e isso só é possível quando temos um escopo bem definido: quais áreas serão abrangidas, até onde o processo será detalhado, em quais níveis será gerenciado, ou seja, o que fica dentro e o que fica fora do projeto.
Quando buscamos referências em grandes cases de sucesso, não vemos projetos de BPM sobre todo o processo da organização, e sim sobre um pequeno escopo, um determinado departamento, ou um processo específico. Isso porque a ideia do BPM é alcançar grandes resultados em pequenos projetos, que resultem em quick wins (ganhos rápidos).
Até porque hoje os processos se atualizam constantemente e um projeto que demande muito tempo pode chegar ao seu final com as entregas já desatualizadas. Por isso sempre buscamos enquadrar no escopo o processo que esteja causando mais “dores” aos envolvidos.
O objetivo do diagnóstico é exatamente esse: identificar qual o processo que possui mais problemas e oportunidades de melhoria. Aquele que tem problemas que nunca são solucionados, que tem atrasos de entrega, que não cumpre as metas, que tira o sono do time.
Esse é o processo por onde você deve iniciar a modelagem na sua empresa. OK, mas como eu identifico esse processo na minha empresa? Geralmente esse processo é aquele que há mais de 10 anos utiliza muitas vias de documentos, precisa de muitas assinaturas de autorização, emite relatórios que ninguém analisa, preenche planilhas sem saber ao certo para que, e quando você questiona o motivo a resposta é: “Não sei, sempre foi assim! ” .
Esse é o processo em que um projeto de BPM irá agregar mais valor. Claro que a definição do escopo deve preservar as características funcionais, afinal BPM é um gerenciamento ponta a ponta, mas reduzir a análise permitirá maior foco e detalhamento e trará ganhos mais rápidos.
Após a finalização desse projeto e com os ganhos que serão alcançados você estará mais empenhado e motivado a partir para a próxima “dor” e colher novos frutos. Se você tem uma pequena ou média empresa ou indústria e acredita que BPM pode melhorar seus resultados, entre em contato com a equipe da Ideia que teremos imenso prazer em ajudá-lo.
