Uma das maiores preocupações de qualquer gestor é garantir que sua equipe seja produtiva. Tendo, como consequência, o alto desempenho necessário para alcançar os resultados traçados em planejamento. O problema é que é comum nos depararmos com a má gestão de processos, que traz o resultado oposto ao esperado.
Sem a definição estratégica dos processos, se torna muito difícil até mesmo medir o que significa “ser produtivo” na sua empresa .
De maneira geral, a boa gestão garante que as diretrizes e procedimentos necessários para executar ações dentro das estratégias sejam bem definidas. Dessa forma, os colaboradores ou os envolvidos em cada etapa entendem seus papéis, prazos, tarefas e responsabilidades. Entende-se também onde o processo pode estar com “um buraco”. Pode-se medir quais recursos estão ou não sendo bem aproveitados, etc.
Dessa forma, decidimos falar sobre 4 grandes impactos da gestão de processos na produtividade de uma equipe. Confira!
Índice
Como a gestão de processos impacta pode aumentar a produtividade da equipe?
Uma boa gestão de processos garantirá que o gestor tenha conhecimento detalhado do funcionamento de sua equipe. Por exemplo, ele terá métricas para entender qual etapa de um processo pode ser remodelada para melhor aproveitar os recursos.
Também poderá entender com mais precisão os custos que tem ao realizar uma operação na empresa, seja ela de qualquer “natureza”. Dessa forma, é possível orientar da melhor forma os colaboradores em função de sua produtividade. Tendo como consequência os seguintes resultados:
#1 Melhor definição de prazos
Com as informações acima você já deve ter percebido que eventuais problemas de atraso podem ser resolvidos com a gestão de processos. Quando um gestor pode mapear os processos, ele também pode definir melhor os prazos. Afinal, ele terá conhecimento real do tempo gasto em cada tarefa.
Além disso, o gestor poderá direcionar de maneira qualificada as tarefas de cada um da equipe, em função da produtividade de cada um. A produtividade será medida conforme as métricas da sua empresa, as quais devem apontar tempo, custo, capacidade e qualidade.
Modelagem: Por onde começar a modelagem dos processos na minha empresa?
#2 Melhor integração entre equipes e setores: comunicação estratégica
A modelagem de processos em uma empresa pode envolver diversos setores e equipes. Por isso, é importante garantir a otimização da comunicação estratégica que há entre os times na empresa.
Quando cada um entende com clareza seu papel dentro de uma estratégia ou mesmo de uma equipe, a produtividade é uma das consequências. Além disso, quando cada colaborador entende no que consiste sua tarefa (processo) e de que forma fazê-la, a comunicação estratégica está se mostrando eficaz.
Além disso, é fundamental que todos compreendam o que mudará caso você faça uma remodelagem dos processos.
Também são comuns os casos de gestão de processos mal definida, em que, por não haver comunicação entre uma equipe, informações escapam e temos como consequência retrabalhos, custos extras, atrasos, etc.
A integração produtiva e estratégica entre equipes e setores é fundamental para o funcionamento de uma empresa. Também é a única forma de fazer projetos acelerarem. Comunicação estratégica é indispensável.
#3 Alto desempenho = resultados consistentes
Com uma gestão de processos eficaz é possível mapear os processos da empresa. E assim, tornar todas as operações conhecidas pelos gestores. Isso tem como resultado todos os colaboradores, parceiros e fornecedores cientes dos métodos de trabalho da empresa.
Dessa forma, as operações se integram, eliminando retrabalhos, padronizando e simplificando tarefas. O alto desempenho surge quando se aproveita com qualidade os recursos (desde o tempo, até materiais). Distribuindo corretamente tarefas, demandas, datas, projetos.
Podendo também direcionar com mais assertividade qualquer estratégia.
É válido mencionar que quando a gestão de processos funciona em função da produtividade e do alto desempenho, é possível gerar um banco de dados em que será depositado todo o conhecimento dos colaboradores.
Isso poderá informar a todos o funcionamento do sistema interno, treinando novos colaboradores e experimentando para testar novos resultados.
Gerenciamento de Desempenho de Processos
#4 Otimizando processos
Simplificando planejamentos e burocracias, eliminando retrabalhos, capacitando e treinando funcionários e integrando os processos internos por meio de uma comunicação estratégica você definitivamente estará otimizando processos da empresa!
Além de ter todos os indicadores, métricas e informações necessárias para direcionar qualquer estratégia da melhor forma. O mapeamento do funcionamento da empresa nas minúcias garantirá que o gestor possa:
→ Direcionar Recursos de maneira correta
→ Acelere avanços em função de objetivos estratégicos
→ Conheça sua equipe e viabilize a comunicação estratégica
→ Informações bem distribuídas, registradas e “aproveitadas”
Conclui-se, então, e mais uma vez, a importância da gestão de processos para aumentar a produtividade, alcançar o alto desempenho, acelerar projetos e conquistar resultados.
Esperamos que o artigo tenha sido enriquecedor para você que busca aumentar a produtividade em seu negócio.
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